SAP PM: "Denken Sie, als Instandhaltungsleiter schaue ich mehrmals täglich ins SAP?"

Meinen letzten Artikel habe ich ganz dem SAP-Standard für die Instandhaltung (Plant Maintenance) gewidmet.

Doch was, wenn die Kundenwünsche über diesen Standard hinausgehen und somit das Customizing alleine nicht ausreicht?

Mit den bekannten Exits oder Z-Programmen kann hier viel erreicht werden.

Eine elegante und weniger bekannte Lösung ist die Abfrage von System-Events, auf die ich hier konkret eingehen möchte.

Aufgabenstellung:

Ein Mitarbeiter hat seine täglichen Aufgaben.
Im Falle eines Instandhaltungs-Mitarbeiters könnten das die gemeldeten Reparaturen in seinem Aufgabenbereich, die geplanten Instandsetzungen, die jährlichen Inspektionen und das Ablesen der Messpunkte sein.

Das ERP-System ist für ihn nur Mittel zum Zweck, soll komfortabler als eine eigen kreierte Excel-Lösung sein und ihn bestmöglich unterstützen.

Besonders in dem Licht, dass Mitarbeiter in der Halle oft keinen eigenen Computer haben - manchmal nur einen gemeinsam genutzten - hat sich gezeigt, dass die Instandhaltung mit SAP hier Schwachstellen hat.

Vielleicht können Sie die Sorge eines Instandhaltungsleiters nachvollziehen, dass er jetzt mehrmals täglich zu seinem Desktop PC muss um - meist wird er automatisch auch noch aus dem SAP ausgeloggt - nach Anmeldung im System die bekannte Meldeliste mit Transaktion IW28 aufzurufen. Vielleicht gibt es neue Meldungen, vielleicht aber auch nicht.

Zwangsläufig werden Reparaturen mit Verzögerung begonnen oder der User muss neben der Meldung im System zusätzlich nachtelefonieren / ein Mail senden, um Gewissheit zu haben, dass sein Anliegen auch zur Kenntnis genommen wurde. Das ist weder "lean" noch schlau.

Somit soll eine automatisierte Mailverständigung eingerichtet werden, welche das Instandhaltungsteam oder ausgewählte Mitarbeiter über neu im SAP angelegte Instandhaltungsmeldung verständigt.

Umsetzung:

In dem Moment, wenn eine neue Instandhaltungsmeldung abgespeichert wird, löst SAP ein sogenanntes System Event aus.

In diesem Fall handelt es sich um das Event: BUS2038.CREATED:


(Würde man z.B. von der Freigabe einer Meldung die nächsten Schritte abhängig machen, wäre BUS2038.inProcess einschlägig.)

Da nun alle neu kreierten Instandhaltungsmeldungen in Ihrem System "abgefangen" werden, können Sie mit dem angegebenen Funktionsmodul und den ihm automatisch übergebenen Parametern weiter arbeiten.
Die geforderte Mailverständigung kann so eingerichtet werden.

Im Detail:

Die Funktion bekommt mehrere Parameter wie z.B. OBJTYPE, OBJKEY, mitgeliefert.
Im OBJKEY ist beispielsweise die Nummer der Instandhaltungsmeldung gespeichert.



Sie entscheiden in der Funktion, welches Batch-Event dann als nächstes aufgerufen wird. Abhängig von z.B. Technischem Platz, Verantwortlichen, etc. können Sie verschiedenste weitere Schritte einprogrammieren.

Ist ein Bacht-Event mit SM62 eingerichtet, muss es nur noch durch die klassische SM36 getriggert werden.
Der Trick dabei ist jedoch, dass Sie es als "Event periodic" einrichten:



Wer in die "Spool List Recipient" aufgenommen wird, erhält das Mail.

Zusammenfassung:

Die Forderung eines Instandhaltungsleiters bzw. seines Teams, automatisch über neue Instandhaltungsmeldungen verständigt zu werden ist nachvollziehbar.

Mittlerweile hat ein Großteil der Mitarbeiter ein Mobiltelefon, welches Firmenmails empfangen kann. Mails, die von neuen Meldungen getriggert werden, erhält die entsprechende Person, egal sie sich gerade befindet und insbesondere Mitarbeiter ohne eigenen Firmencomputer können so erreicht werden.

Wenn man die Möglichkeit von SAP nutzt, Jobs "Event periodic" einzurichten und das entsprechende Event abfragt, wird ein Mail nur wenige Augenblicke nach dem es getriggert wurde versendet.

Praktische Anwendungsmöglichkeiten sind die erwähnten neu kreierten Instandhaltungs-meldungen aber auch die Freigabe einer Meldung durch den Manager kann so ein Verständigungsmail auslösen.

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Wollen Sie weitere - über den SAP-Standard hinausgehende - Funktionalitäten einbauen, um den Anwendern ihre tägliche Arbeit mit dem Instandhaltungs-Modul zu erleichtern, hier ein paar bewährte Tipps aus der Praxis:

• Senden Sie zumindest dem Instandhaltungsleiter, eventuell auch seinem Team, die offenen Meldungen täglich in der Früh.
• Ebenso kann eine Übersicht der freigegebenen aber noch nicht abgeschlossenen Reparaturen versendet werden.
• Senden Sie am Ende des Arbeitstages eine Aufstellung der gearbeiteten Stunden je Mitarbeiter mit Angabe an welchem Technischen Platz gearbeitet wurde an den Instandhaltungsleiter.

VV